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Ya me instalaron el software de SAP, ¿ahora qué hago?

Publicado por Rafael Ortega el 12-abr-2017 8:00:00

 

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Implementar SAP es, en definitiva, una excelente decisión para una mejor gestión de todas las operaciones; sin embargo, para las empresas primerizas en su uso, puede ser intimidante debido a todas las posibilidades y funcionalidades que tiene. Si este es tu caso, aquí te decimos cómo prepararte ante la instalación de este gigante informático en tu empresa.

Para poder dar el mejor uso posible a tu software SAP, sigue las siguientes recomendaciones:

 

1. Programa de capacitación con tu área de TI antes de la instalación

Es fundamental que tu área de TI tenga cierto conocimiento de los módulos que se van a instalar, para que cuando el consultor haga la configuración, tu equipo tenga nociones de lo que hará. Si no hay ninguna capacitación previa, al momento en que se instale el software, puede suceder que nadie en la empresa conozca la gama completa de funciones que se pueden cubrir con SAP; de esa forma, se estaría desperdiciando mucho dinero y excelentes oportunidades.

 

En cambio, con un conocimiento previo, tu área de TI podrá identificar todo lo que SAP puede hacer por la empresa y podrán verificar que todas las funcionalidades sean configuradas y no quedarse nada más con lo básico del software.

2. Capacita a los usuarios clave con el conocimiento básico  

Se recomienda también que se identifiquen usuarios clave de la empresa que usarán los diferentes módulos, y que tomen una capacitación de SAP previa a la instalación. No es necesario que se certifiquen en el uso de SAP, pero sí que conozcan de qué se trata y cómo pueden obtener el máximo provecho del software en sus respectivos cargos. Así, cuando llegue la empresa consultora a hacer la configuración, ellos sabrán qué funcionalidades quieren que se instalen, de acuerdo a las necesidades de cada área para optimizar los procesos que llevan a cabo en el día a día.

 

Por ejemplo, ¿cómo generar cierto reporte? Es común que algunas consultoras cobren por ayudar a la empresa a realizar ese reporte; sin embargo, lo más probable es que SAP ya tenga un aplicativo que lo haga de manera natural y que no requiera de mayores ajustes por parte del consultor.

3. Transferencia de conocimiento  

Lo ideal es que previo a la salida a productivo, el área de TI y los usuarios finales obtengan el conocimiento puntual de lo que se configuró y, más importante aún, de lo que pudieran ellos llegar a modificar en el futuro. Es necesario que se haga un repaso de los manuales de configuración con la guía del consultor SAP, para dar seguimiento al uso de SAP sin depender de un externo cada vez que se requiera un cambio mínimo.

 

Por ejemplo, para la configuración o agregar de un catálogo de productos, el área de TI debe saber cómo implementar cambios cuando se necesite agregar nuevos productos al catálogo.

 

Por otro lado, es vital conocer la gestión de la herramienta para que, en caso de que llegue un empleado nuevo, los técnicos puedan darlo de alta, crearle un usuario, dar acceso a los módulos que necesita y verificar que pueda entrar, entre otras cosas. No se necesita más que una buena comunicación y transferencia de conocimiento para lograrlo.

4. Manuales personalizados para cada perfil 

Al momento de la instalación del software, deberás asegurarte que te entreguen el manual de usuario con todas las instrucciones para el uso correcto de SAP y tenerlo a la mano en todo momento para cualquier duda que pueda surgir. Por ejemplo, un gerente aprenderá las funciones a, b y c, mientras que el director general tendrá acceso a otros menús y funciones. También debes pedir la entrega de los manuales personalizados de cada puesto de manera que, si hay cambio de personal, puedan desempeñar su trabajo correctamente.

 

En PRAXIS impartimos capacitaciones y consultoría de SAP porque nos interesa, más allá de una instalación exitosa, que nuestros clientes puedan dar un seguimiento provechoso y autosuficiente. Por 20 años nos hemos especializado en mejorar sistemas empresariales mediante soluciones tecnológicas específicas que incrementan la productividad, mitigan riesgos, generan un ahorro de dinero y se adecuan a los estándares globales. ¡Contáctanos para obtener nuestros servicios de SAP!

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